Jak dávat zpětnou vazbu?

Při poskytování zpětné vazby, speciálně té negativní, je důležité její podání. Jak ale předat feedback tak, aby si ho zaměstnanec či kolega vzal k srdci, udělal potřebné změny a zároveň se ho to nedotklo?

• Kritizujte s dobrým úmyslem

Kritizujte vždy jen s úmyslem druhému pomoci a posunout ho dál. Ostatní to totiž dokáží vycítit a dříve si Váš pohled na jejich pracovní výkon či chování vyslechnou.

• Jako příklad uveďte konkrétní situaci

Pokud budete příliš obecný, zaměstnanci nemusí být jasné, co se mu snažíte říct. Uveďte proto vždy i konkrétní případ, kdy jste si danou věc všimli, ideálně takový, který se stal nedávno.

• Pokud máte se zaměstnancem či kolegou více problémů, mluvte o nich postupně

V případě, že máte na srdci více negativních věcí, o kterých chcete s danou osobou mluvit, rozdělte je do individuálních rozhovorů. Náhlý nával kritiky v širším rozsahu by mohl zaměstnance vážně demotivovat či psychicky zbytečně zdeptat. Připravte si proto s každou kritikou vždy i nějakou pochvalu. Zaměstnanec tak bude vidět, že jde o konstruktivní a objektivní kritiku a nejedná se pouze o Vaši touhu shodit ho. 
Zamyslete se i nad tím, zda všechny problémy, o kterých chcete mluvit, nepramení z jednoho konkrétního problému. Ušetříte tak sobě i zaměstnanci další nepříjemné rozhovory a budete se moci soustředit na skutečnou příčinu.

• Nezapomeňte, že hodnotíte chování či výkon, ne danou osobu

Feedback by neměl být příliš osobní. Se zaměstnancem řešíte jeho výkon a chování, nikoli jeho osobnost jako takovou. Stavte proto svou zpětnou vazbu tak, abyste mluvili o konkrétních situacích, ne o osobnosti člověka.

• Zvolte správné načasování

Realizaci zpětné vazby vždy nechte na den, kdy nejste vy, ani zaměstnanec příliš vytížen a ve stresu. Mohli byste tak vyznít jinak, než byste chtěli a zaměstnanec by to mohl nést těžší, než v běžný den. Ještě důležitější je však soukromí. Zpětnou vazbu vždy předávejte mezi 4 očima.

• Nechte prostor pro vyjádření i druhé straně

Zpětná vazba by měla vyústit do dialogu. Zaměstnanec musí dostat prostor vyjádřit se k feedbacku, přiblížit Vám svůj názor na věc, případně příčinu určitého chování či řízení. Rozhovor by měl končit návrhem řešení situace, na kterém se společně shodnete.

• Mluvte o zlepšení

S odstupem času pozorujte, zda se na základě feedbacku změnily věci k lepšímu. Pokud ano, najděte si čas na to, abyste to zaměstnanci dali vědět a pochválili ho za to.