Time management - staňte se pány svého času

Máte pocit, že vám život protéká mezi prsty? Nestíháte termíny v práci, nemáte čas na rodinu nebo vaše zájmy? Určitě nejste jediní. Jen málokdo si umí zorganizovat čas tak, aby byl se svým životem 100% spokojený. V následujícím článku proto najdete jednoduchý návod, jak si osvojit základní metody time managementu.

Proč time management?

Anglický výraz time management se doslovně překládá jako řízení času. Ve skutečnosti však neřídíte čas, ale váš přístup k sobě, práci, rodině či svým zálibám.

Díky time managementu si budete umět určit priority a stanovit cíle, které se naučíte dosahovat. A ačkoli je to ze začátku pořádná dřina, odměnou vám bude zdravější životní styl, méně stresu a více času pro svou rodinu a kamarády.

Stanovte si priority

Pokud si hned na začátku neurčíte priority, můžete to rovnou zabalit. Abyste věděli, co je skutečně důležité, měli byste vycházet ze svého hodnotového žebříčku. Rodina, zdraví a peníze spolu úzce souvisí, ale málokdy můžete mít vše najednou.

Už víte, co od života chcete? Pokud ano, stanovte si priority, které vám pomohou s rozdělením jednotlivých úkolů podle důležitosti:

• Naléhavé a důležité – termínované úkoly, schůzky, krizové situace, některé telefonáty a e-maily
• Nenaléhavé a důležité – kvalitní odpočinek, nové podněty, společenské události, studium, rodina
• Naléhavé a nedůležité – neefektivní setkání, některé telefonáty, nedůležité a pracné úkoly
• Nenaléhavé a nedůležité – lelkování, nekvalitní odpočinek

Při efektivním plánování by úkoly prvního typu měly tvořit 15 % naší činnosti, úkoly druhého typu 20 % a třetího typu 65 %. Vše ale závisí na konkrétním jedinci a jeho hodnotovém žebříčku. Čtvrtý typ úkolů bychom se samozřejmě měli snažit z našich činností zcela vyřadit.

Dosahujte cíle

Už víte, co je důležité. Následuje stanovení hlavních a dílčích cílů, které vám pomohou získat zpět kontrolu nad svým časem a životem.

Jak to funguje v praxi?

Představte si, že vaším snem a zároveň hlavním cílem je přestěhovat se na pár let do Španělska. Abyste dosáhli hlavního cíle, musíte si stanovit dílčí cíle, které se snadněji dosahují. Takovým cílem může být například naučení se španělštiny. I tento cíl však můžete dále specifikovat tak, že si stanovíte číslo lekce v učebnici. Takto byste mohli pokračovat, až se dostanete k úkolům, které se dají stihnout za jednu hodinu.

Dílčí cíle jsou reálné, a proto se snadněji dosahují. Pokud však dokážete udržet krok s menšími cíli, nakonec se vám vyplní i ty hlavní.

Jste ranní ptáče nebo sova?

Slyšeli jste už o výkonnostní křivce? Jsou lidé, kterým nejvíce vyhovuje pracovat hlavně ráno (ranní ptáče) a odpoledne se jejich aktivita snižuje. Jiní začínají být efektivní odpoledne a jejich aktivita klesá pozdě večer nebo v noci (sova).

Je dobré vědět, kdy jste během dne nejvíce bdělí a koncentrovaní a podle toho si naplánovat i své aktivity. Rutinu a administrativu si nechte na čas nízké efektivity a naopak důležité a náročné aktivity řešte, když vám to myslí nejlépe.

Neodkládejte důležité úkoly

Slovo prokrastinace, které před deseti lety téměř nikdo neznal, dnes rezonuje na každém rohu. Jde o chorobné odkládání důležitých věcí na poslední chvíli, z čehož pramení nepříjemné pocity jako stres, pocit viny a vlastní neschopnosti.

S tímto neduhem se setkáváme zejména u vysokoškoláků, ale stále častěji se vyskytuje i u pracujících lidí. A kdo je největšímpožíračem času? Jde o aktivity, které provádíme bez rozmyslu a které nevedou k žádnému prospěchu:

• Jakékoli vyrušení při práci
• Dlouhé přestávky
• Snění s otevřenýma očima
• Bezcílné surfování po internetu
• Chatování na sociálních sítích
• Tlachání s kolegy

Příjemné prostředí a přestávky

Chcete být opravdu efektivní? Vytvořte si kolem sebe příjemné prostředí, kde se v tichu budete moci soustředit na svou práci. Každé přerušení vás obírá o drahocenný čas a energii, která se dá využít lépe.

Pokud vám při práci docházejí síly a už se neumíte na daný úkol soustředit, udělejte si krátkou přestávku nebo jděte na procházku. Odpočinete si od práce, naberete novou energii a možná vás napadne nový a lepší přístup k dané úloze.

Počítejte s tím, že ne vždy se dá stihnout všechno. Často se vám zkříží různé úkoly a vy si budete muset vybrat tu s vyšší prioritou. Pokud na vás tlačí, nebojte se vyjádřit svůj názor. Nebojte se říci "NE" a buďte asertivní vůči svému okolí.

Nevíte, jak začít?

Změňte svůj postoj a osvojte si nové návyky. Objevte své silné a slabé stránky, uvědomte si je a snažte se z nich vytěžit co nejvíce.

• Vytvářejte si myšlenkové mapy
• Hlavní cíle si vždy rozdělte na dílčí
• Vytvořte si týdenní a denní plán
• Vyhraďte si čas na plánování a přemýšlení o úkolech
• Zorganizujte si svůj pracovní stůl
• Analyzujte své návyky a zlepšujte se v nich

Time management vyžaduje disciplínu, která vás může zejména na počátku stát velmi mnoho úsilí. Pokud se necítíte dobře a víte, že váš výkon není nejlepší, upravte podle toho svou práci a načerpejte novou energii.

Pokud vás článek zaujal, podívejte se i další užitečné rady a tipy z naší části pro uchazeče. Dočtete se v ní jak využívat sociální sítě při hledání práce, často kladené dotazy na pracovních pohovorech nebo užitečné tipy pro čerstvé absolventy.

Kompletní nabídku aktuálních pozic naleznete ZDE.